Cara menyusun budget perkebunan Kelapa Sawit

Anggaran atau budget kebun Kelapa Sawit harus dibuat dengan detail dan menggambarkan kondisi lapangan dan dapat dipertanggung jawabkan. Teknis budidaya yang digunakan harus tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi lapangan. Jika teknis yang digunakan berubah dalam  masa budget diperuntukkan tentunya akan menjadikan budget tidak relevan lagi jadi tujuan budget sebagai acuan atau guide line pelaksana lapangan tidak tercapai.

Pengertian budget atau anggaran

1. Anggaran merupakan suatu rencana kegiatan perusahaan yaitu biaya yang disusun  secara sistematis dalam bentuk angka yang dinyatakan dalam unit moneter untuk suatu periode tertentu untuk masa yang akan datang.
2. Anggaran juga menggambarkan penyebaran biaya (cash flow) tiap bulannya
3. Anggaran yang dibuat dalam satuan moneter atau keuangan maka anggaran juga biasa di sebut rencana keuangan.

Tujuan pembuatan budget atau anggaran

1. Tujuan dibuat anggaran sebagai rencana strageti dan tujuan perusahaan perkebunan kelapa sawit secara garis besar (guide line) oleh karena itu anggaran dijadikan acuan dalam bekerja.
2. Periode budget yaitu dapat dibuat untuk tahunan, semester, triwulan dan bulanan, tergantung dari kebijakan management perusahaan untuk perkebunan kelapa Sawit umum dipakai yaitu budget tahunan.
3. Budget juga sebagai tolak ukur dalam menilai efisiensi dan efektifitas pekerjaan dinilai dari sisi biaya.
4. Budget sebagai rencana keuangan dijadikan perusahaan sebagai acuan dalam penyediaan dana operasional sehingga aktivitas perusahaan dapat berjalan sebagai mana mestinya.
5. Budget sebagai dasar tolak ukur atau Key Performance Index (KPI) untuk penilaian bagi karyawan.

Kendala dalam penyusunan budgeting

1. Man power penyusun budget yang kurang cakap sangat berpengaruh terhadap kualitas budget.
2. Kesalahan system atau teknis budidaya yang digunakan tidak sesuai dengan kondisi lapangan.
3. Penguasan teknologi penyusun budget yang tidak baik sehingga penyusunan dapat memakan waktu yang berlarut-larut.
4. Inventarasi lapangan yang ala kadarnya atau hanya disusun di atas meja akan menjadikan kualitas budget yang tidak baik.
5. Budget yang kurang detail akan menyulitkan tenaga pelaksana di lapangan sehingga tujuan tidak tercapai.

Team dan tugas team penyusun budget

• Asisten agronomi/asisten Afdeling/Kepala Divisi

*    Inventarisasi lapangan

*    Membuat Rencana Kerja Tahunan per Pekerjaan

*    Menyusun budget produksi tahunan

*    Menyusun jadwal pemupukan

*    Menghitung keperluan tenaga kerja

*    Menghitung keperluan bahan

*    Menghitung keperluan unit angkutan karyawan, angkutan TBS, alat berat,

•  Asisten Kepala / Asisten Manager.

>   Membuat standar input

>   Menterjemahkan arahan manager kebun dalam bentuk lebih detail untuk disampaikan kepada asisten agronomi dan team lainnya.

>      Memberikan arahan dan mengoreksi  data yang dibuat asisten agronomi dan team lainnya.

>     Membuat data sebagai dasar penyusunan budget produksi

>     Membantu / mendampingi manager dalam presentase budget kepada GM dan Direksi.

• Manager Kebun

*     Memberikan arahan kepada semua team tentang rencana kebun ke depan.

*     Mengoreksi dan menyetujui semua rencana dan data yang dibuat oleh team penyusun budget.

*      Menyampaikan / memaparkan / mempresentasikan dan mempertanggung jawabkan budget kebun kepada management /General Manager / Direksi dibantu oleh Asisten Kepala dan KTU.

• Kepala Tata Usaha (KTU)

~      Menyediakan data-data yang diperlukan oleh semua team

~        Sebagai personal yang bertanggung jawab mengumpulkan semua data (data base)

~    Mengolah semua dan menyusun menjadi budget tahunan

~       Menyusun budget biaya tak langsung

• Asisten Werehouse / Logistic / Kepala Gudang

*      Menyediakan data master barang, kode dan nama barang

*      Bersama KTU menentukan harga barang

• Asisten Tekhnik

*      Inventarisasi keadaan semua kendaraan dan mesin di kebun

*      Prediksi kerusakan dan tentukan keperluan spare part yang diperlukan

*     Jumlah jam service per kendaraan / mesin

*     Tentukan dan hitung jumlah upah jumlah tenaga kerja bengkel

*     Menentukan keperluan barang pembantu di bengkel

*     Membuat rekomendasi kendaraan yang akan di jual berdasarkan kajian teknik.

• Asisten Traksi / Kendaraan,

*         Menghitung keperluan jumlah kendaraan berdasarkan keperluan divisi dan bagian lainnya

*      Bersama Asisten Tehnik menentukan kendaraan yang akan di scrap / di jual.

*         Menghitung jumlah upah driver.

*         Menentukan standar BBM/Km atau Hm/unit kendaraan.

*       Bersama asisten Tehnik menentukan keperluan ban, olie, berbagai filter dan tingkat kerusakan per unit dan keperluan spare partnya.

• Asisten Civil

*       Inventarisasi kondisi semua bangunan (bangunan kerja, perumahan, rumah ibadah dan bangunan lainnya),

*       Membuat rencana perbaikan semua bangunan,

*     Pemeliharaan lingkungan camp seperti perawatan tanam dan parit perumahan.

*     Keperluan air dan listrik bersama asisten tehnik.

• HRD

*     Membuat man power plan

*     Menghitung biaya pengobatan / premi BPJS kesehatan dan BPJS tenaga kerja

*       Inventarisasi kondisi peralatan kerja dan perabotan kantor dan rumah dinas

*     Menghitung biaya pelatihan

*       Bersama KTU menghitung biaya perjalanan dinas

• Humas

*     Bersama KTU menghitung biaya keamanan dan biaya entertainment

*     Membuat program dan menghitung CSR

• Asisten GIS

*      Bersama KTU membuat areal statement

*      Menyediakan peta dan data-data luasan lainnya.

• Asisten HSE

*   Membuat program HSE, yaitu perizinan, Alat pelindung Diri, perbaikan lingkungan, Sosial kemasyarakatan bersama Humas, Sosialiasi dan pelatihan, Alat dan program Damkar, pembuatan dan perawatan plang, dll.

*        Menghitung biaya program HSE.

Demikian bahasan budget perkebunan Kelapa Sawit untuk menambah wawasan dan penyemangat karena telah masuk bulan September dan akan dimulainya musim susun budget. Semoga kita bisa menuangkan rencana kebun dengan baik di dalam budget. Selama bekerja. Sukses untuk kita semua. Terima kasih.

Berbagi itu asyik.